Zistíme, ktoré pravidlá GDPR platia pre vašu firmu. Pripravíme dokumenty a nastavíme konkrétny postup.
Skontrolujeme, aké osobné údaje zbierate a používate, na čo ich používate, kto ich môže vidieť a komu ich posielate. Pripravíme dokumenty a postup pri žiadosti o údaje alebo ich úniku.
Pozrieme sa, ako vo firme používate osobné údaje
Povieme vám, čo musíte riešiť teraz
Upravíme dokumenty a zmluvy
S vašimi ľuďmi nastavíme konkrétny postup
Kedy sa na nás obrátiť
Skontrolujeme, ktoré dokumenty a postupy treba zmeniť. Pri každej situácii zistíme, aké osobné údaje pribudli, kto ich používa a ktoré dokumenty alebo postupy treba zmeniť.
Rast a digitalizácia
Zistíme, aké údaje sa v ňom ukladajú, kto ich uvidí, komu sa posielajú a kedy sa majú vymazať. Povieme, ktoré dokumenty a postupy treba zmeniť.
Zamestnanci a HR
Skontrolujeme, ktoré údaje môžete viesť, kto ich smie vidieť, ako dlho ich môžete držať a čo má obsahovať zmluva s externou mzdovou alebo HR firmou.
Web a zákazníci
Skontrolujeme, čo o zákazníkoch zbierajú formuláre, používateľské účty a marketing, či ich o tom správne informujete a či na to máte zákonný dôvod.
Dodávatelia
Pri každom dodávateľovi zistíme, prečo má k údajom prístup, či ich používa iba pre vás a čo s nimi urobí po skončení služby. Podľa toho upravíme zmluvu.
Vyššie riziko
Posúdime, či musíte pred spustením vypracovať posúdenie vplyvu na ochranu údajov (DPIA). Samostatne overíme, či vaša firma musí mať zodpovednú osobu pre GDPR (DPO).
Žiadosť / únik údajov
Zistíme, čo a dokedy musíte odpovedať, zozbierame podklady a pripravíme odpoveď. Ak treba, skoordinujeme postup s vedením, IT, dodávateľmi a úradom.
Problém sa často ukáže až pri otázke zákazníka, odchode zamestnanca, chybe dodávateľa alebo kontrole. Pri audite porovnáme dokumenty s reálnym fungovaním firmy a navrhneme konkrétne zmeny.
Volajte:
0911 180 549
Čo skontrolujeme pri GDPR audite
Pri každom type údajov zistíme, odkiaľ ich získavate, prečo ich potrebujete, kto ich môže vidieť, komu ich posielate a kedy ich vymažete. Potom vám povieme, čo je v poriadku a čo treba zmeniť.
Pri zamestnancoch, zákazníkoch, marketingu aj službách overíme, ktoré údaje naozaj potrebujete a ktorý zákonný dôvod vám ich umožňuje používať.
Skontrolujeme, či texty hovoria pravdu o tom, čo s údajmi robíte. Súhlas použijeme len tam, kde je skutočne vhodný, a nastavíme jeho získavanie aj evidenciu.
Pri účtovníctve, cloude, IT alebo marketingu zistíme, čo dodávateľ s údajmi robí a aká zmluva má tento vzťah upraviť.
Skontrolujeme e-maily, zdieľané disky, zálohy aj používateľské účty. Nastavíme, kedy sa prístup udeľuje, mení a ruší a kedy sa údaje mažú.
Čo môže spôsobiť nesprávne nastavenie
Najprv zistíme, kde je problém a čo vám reálne hrozí. Potom navrhneme, čo treba opraviť najskôr, a pomôžeme vám pripraviť potrebné dokumenty a postup.
01
Kontrola
Ak dokumenty nezodpovedajú tomu, čo firma robí, odpoveď pri kontrole sa pripravuje ťažko. Zistíme skutočný stav a doplníme chýbajúce podklady.
02
Obmedzenie
V závažnom prípade môže obmedziť alebo zakázať používanie údajov. Pomôžeme vám pochopiť rozhodnutie, pripraviť reakciu a vykonať požadované zmeny.
03
Náhrada škody
Samotná chyba ešte automaticky neznamená povinnosť platiť. Ak vznikne nárok, preveríme porušenie, vzniknutú ujmu a súvislosť medzi nimi.
04
Pokuta
Úrad hodnotí závažnosť, trvanie, následky, prijaté opatrenia aj spoluprácu. Pomôžeme vám pripraviť podklady a vysvetliť okolnosti prípadu.
Úrad na ochranu osobných údajov môže žiadať dokumenty, vysvetlenia a skontrolovať aj systémy, v ktorých údaje používate. Pripravíme podklady a odpoveď úradu; ak treba, aj právne stanovisko alebo námietky. Od vás budeme potrebovať pravdivé a úplné informácie.
Jasné úlohy pre vašich ľudí
S vašimi zamestnancami a dodávateľmi nastavíme konkrétne kroky. My pripravíme právne pravidlá a rozdelíme zodpovednosť; potrebné technické zmeny vykoná vaše IT alebo dodávateľ systému.
Určíme, kto žiadosť prevezme, kde údaje vyhľadá, kto odpoveď skontroluje a dokedy ju treba odoslať.
Pre e-maily, CRM, zdieľané disky, zálohy aj údaje u dodávateľov nastavíme, čo sa musí uchovať a čo sa má po uplynutí lehoty vymazať.
Nastavíme, kto môže vidieť ktoré údaje a ako sa prístup zmení alebo zruší pri zmene pozície či odchode človeka.
Určíme, komu sa problém hlási, aké informácie treba získať od IT a kedy treba udalosť oznámiť úradu alebo ľuďom, ktorých údaje unikli.
Kamery, zdravotné údaje a nové technológie
Pri kamerách, zdravotných údajoch alebo sledovaní správania ľudí treba niekedy vopred posúdiť riziká. Osobitne preveríme, či potrebujete toto posúdenie (DPIA) a či vaša firma musí určiť zodpovednú osobu pre GDPR (DPO).
Skontrolujeme, čo kamera sníma, prečo ju potrebujete, kto vidí záznam a kedy sa vymaže. Potom písomne určíme, či musíte vypracovať DPIA.
Overíme, či ju pre rozsah a povahu vašej činnosti musíte mať. Ak nie, vysvetlíme vám, či by vám pomohlo určiť ju dobrovoľne.
Skontrolujeme ich zmluvu, bezpečnostné povinnosti, zapojenie ďalších firiem aj to, čo sa s údajmi stane po skončení služby.
Zistíme, či sa údaje posielajú alebo sprístupňujú mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak áno, pripravíme zmluvy a podklady potrebné na takýto prenos.
Dokumentácia podľa vašej situácie
Nedostanete rovnaký balík ako každá iná firma. Po kontrole určíme, ktoré dokumenty sú pre vás povinné a ktoré vnútorné pravidlá vám pomôžu predísť chybám.
01
Čo a prečo
Ak je povinný, pripravíme prehľad o tom, aké údaje používate, prečo, komu ich poskytujete a kedy ich vymažete.
02
Informovanie
Pripravíme zrozumiteľné informácie o používaní údajov a súhlas iba tam, kde ho skutočne potrebujete.
03
Dodávatelia
Upravíme povinnosti IT, účtovníctva, cloudu, marketingu a ďalších dodávateľov vrátane postupu pri skončení spolupráce.
04
Vo firme
Pripravíme pravidlá pre prístupy, mazanie údajov, vybavovanie žiadostí, únik údajov a pravidelnú kontrolu dokumentov.
Jasný proces
Prejdeme formuláre, dokumenty, systémy, dodávateľov a zmeny, ktoré ste v nich urobili.
Určíme povinné zmeny a chyby, pri ktorých hrozí kontrola, zákaz používať údaje alebo pokuta.
Texty prispôsobíme vašim údajom, systémom, zamestnancom a dodávateľom.
S vedením, HR alebo IT si potvrdíme, kto za čo zodpovedá a kedy sa má dokumentácia znovu skontrolovať.
Prečo sa obrátiť na nás
Pri každom probléme vám povieme, prečo je dôležitý, čo treba urobiť a ktorý krok môže počkať.
Dokumenty začneme pripravovať až po kontrole údajov, systémov a dodávateľov, ktorých skutočne používate.
Nebudeme tvrdiť, že každá firma potrebuje rovnaké dokumenty, DPIA alebo zodpovednú osobu. Každý záver vysvetlíme.
Pravidlá pre prístupy, mazanie údajov a riešenie problémov nastavíme s ľuďmi a dodávateľmi, ktorí ich budú používať.
Určíme, čo má zmeniť IT, zamestnanec alebo dodávateľ a kto skontroluje, že sa zmena vykonala.
Mgr. Robert Vančo – advokát
SAK č. 8300
Nečakajte kým sa ozve úrad
Dohodnite si konzultáciu. Prejdeme, ako pracujete s osobnými údajmi, a navrhneme, čo treba upraviť v dokumentoch aj v každodennej praxi.
alebo volajte: 0911 180 549
alebo volajte:
0911 180 549
Konzultácie a naliehavá právna pomoc
Rezervujte si konzultáciu. Ak je to súrne, zavolajte priamo.
Konzultácia v dohodnutom termíne
Preberieme vašu situáciu a možnosti ďalšieho postupu. Vyberte si formu konzultácie, ktorá vám vyhovuje.
Telefonicky a videohovor: Zrušenie aspoň 12 h vopred: vrátime 100 %. Menej ako 12 h vopred: 50 %. Menej ako 2 h vopred alebo neúčasť: nevraciame. Jedna zmena termínu je bezplatná.
Osobne v kancelárii: Zrušenie aspoň 24 h vopred: vrátime 100 %. Menej ako 12 h vopred: 50 %. Neúčasť: nevraciame. Jedna zmena termínu je bezplatná.
Podklady, ak ich máte, pošlite pred konzultáciou na advokat@cfjvanco.sk. Posielajte len to, čo je pre konzultáciu potrebné.
Pripravujeme voľné termíny…
Keď situácia nepočká
Nečakajte na voľný termín v kalendári.
V naliehavom prípade nám zavolajte priamo.
Volajte aj mimo pracovných hodín.
Príplatky za konzultácie mimo pracovných hodín
Telefonicky a online +50 %
Osobne +100 %
Otázky pred prvým krokom
Musí mať každá firma GDPR audit?
Nie. Audit je kontrola, pri ktorej porovnáme vaše dokumenty s tým, ako vo firme osobné údaje naozaj používate. Ak nájdeme chyby, povieme vám, ktoré treba opraviť najskôr. Firma potom musí dohodnuté pravidlá zaviesť do každodennej práce.
Stačia nám staré dokumenty alebo šablóna z internetu?
Iba ak presne zodpovedajú tomu, čo dnes robíte. Porovnáme ich so systémami, formulármi, dodávateľmi, prístupmi a lehotami na vymazanie údajov. Časti, ktoré už nesedia, upravíme.
Potrebujeme súhlas od každého zákazníka a zamestnanca?
Nie. Súhlas je iba jeden zo zákonných dôvodov na používanie údajov a pri zamestnancoch často nie je vhodný. Pri každom použití údajov vyberieme správny zákonný dôvod. Ak treba súhlas, pripravíme jeho text aj spôsob, ako ho získavať a evidovať.
Musíme pri každej kamere vypracovať DPIA?
Nie. Najprv skontrolujeme, čo kamera sníma, prečo ju potrebujete, koľkých ľudí sa týka, kto vidí záznam a kedy sa vymaže. Až potom určíme, či musíte vypracovať podrobné posúdenie rizík označované ako DPIA.
Čo ak niekto požiada o výmaz alebo uniknú údaje?
Pomôžeme vám zistiť, čo sa stalo, kto má reagovať a aké informácie treba zhromaždiť. Právne posúdime, či a dokedy treba odpovedať, udalosť zaznamenať, oznámiť úradu alebo informovať ľudí, ktorých údaje boli ohrozené.
Čo hrozí, ak GDPR nemáme nastavené správne?
Úrad môže nariadiť opravu, výmaz údajov, obmedziť alebo zakázať ich používanie a pri splnení zákonných podmienok uložiť pokutu. Človek, ktorému vznikla ujma, môže za zákonných podmienok žiadať náhradu. Každý prípad sa však posudzuje samostatne.
Advokátska kancelária zameraná na podnikanie, majetok a náročné právne situácie.
CFJ VANČO, advokátska kancelária s. r. o.,
Hlavná 2/3, 917 01 Trnava
IČO: 57881391
DIČ: 2123304106